Oczywiście prowadzenie firmy to wiele obowiązków. Trzeba się też liczyć z wieloma wydatkami np. na zakup niezbędnego sprzętu czy urządzeń biurowych. W biurze muszą znaleźć się drukarki, skanery, kopiarki, komputery czy niszczarki. Te ostatnie są urządzeniami niezbędnymi do niszczenia poufnej dokumentacji czy płyt.
Skuteczna ochrona danych
Jakiś czas temu w życie weszły przepisy o RODO, na skutek czego, ochrona danych osobowych uległa zaostrzeniu. Obecnie trzeba spełniać pewne, dość rygorystyczne standardy, również w przypadku niszczenia poufnych dokumentów. W praktyce ręczne niszczenie dokumentacji zajmuje wiele czasu i jest po prostu męczące. Rozwiązaniem w tej sytuacji są wspomniane już niszczarki.
Jak działają niszczarki?
Tak naprawdę niszczarka to urządzenie, które posiada jedną zasadniczą funkcję. Jest to rozdrabnianie papieru, które następuje w taki sposób, że nie da się ponownie złożyć z niego dokumentu i odczytać danych. Nowoczesne niszczarki posiadają równomiernie rozstawione ostrza, które tną dokumenty równolegle, na cienkie paski. Pozwala to na szybkie, wygodne i bezproblemowe pozbywanie się poufnej dokumentacji. Niszczarki tego rodzaju spotkać można w wielu urzędach, bankach czy kancelariach, gdzie każdego dnia niszczonych są setki czy tysiące dokumentów.
Czy niszczarki są niezbędne w każdym biurze?
Panuje niekiedy przekonanie, że niszczarki przeznaczone są jedynie do dużych firm czy biur. Czy więc urządzenie tego rodzaju nie sprawdzi się w niewielkiej firmie? Niektórym osobom wydaje się, że niszczarka nie ma sensu wówczas, gdy na co dzień utylizuje się niewiele dokumentów różnego rodzaju. Z drugiej strony niszczarki oferują wysoką wydajność niszczenia. Poza tym zapewniają brak możliwości odtworzenia dokumentacji. To atuty, z którymi trudno dyskutować, zwłaszcza w świetle nowych i bardzo restrykcyjnych przepisów RODO. Okazuje się więc, że niszczarki bywają nieocenione nawet wówczas, gdy w biurze nie przetwarza się dużej ilości dokumentacji.
Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że lepiej zainwestować nawet w jedno, wysokiej jakości urządzenie, niż narazić się na wysokie kary związane z obowiązującymi przepisami. Obecnie wiele dostępnych w sprzedaży niszczarek skutecznie likwiduje poufne dokumenty czy korespondencję zawierające dane osobowe. Nie bez znaczenia jest również to, że niszczarki pozwalają na zachowanie w biurze należytego porządku.
Jaką niszczarkę do dokumentów kupić?
Wybór niszczarek na rynku jest coraz większy. Zainwestować można zarówno w niewielkich rozmiarów urządzenie podręczne, jak i model przystosowany do szybkiej utylizacji dużej ilości dokumentów. Oczywiście niektóre niszczarki radzą sobie nawet z płytami CD i DVD czy zalaminowanymi plikami dokumentów. W niewielkich firmach z powodzeniem sprawdzić powinna się jednak nawet niewielka niszczarka ręczna.