Przedsiębiorstwo to złożona machina, która zatrudnia wielu pracowników, realizuje często kilka, a nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt zadań na raz i jest w ciągłym ruchu. Jak odpowiednio zorganizować pracę, aby była ona maksymalnie wydajna? Poznajcie kilka sposobów na usprawnienie pracy w firmie.
Jak zoptymalizować pracę w firmie?
Po pierwsze planowanie. Warto poświęcić trochę czasu na odpowiednie rozplanowanie pracy. Wiele osób traktuje to jako niepotrzebne marnotrawstwo. Jest jednak wręcz przeciwnie! Planowanie pozwoli uniknąć postojów i momentów, w których pracownik nie ma co robić, ale również takich sytuacji, w których z powodu natłoku spraw nie jest w stanie odpowiednio przyłożyć się i wykonać z należytą jakością wyznaczonego zadania. Umiejętne planowanie zwiększy efektywność i pozwoli na rzetelne wykonywanie zadań, bez niepotrzebnych przeciążeń. Zmniejszy również ryzyko niewykonania pracy na czas, a tym samy utraty dobrej opinii i części klientów, co z kolei przełożyłoby się na mniejsze zyski w przyszłości.
Po drugie porządek na miejscu pracy. Jeśli na stanowisku roboczym panuje chaos i nieład, nic nie będzie przebiegało sprawnie. Znalezienie potrzebnej rzeczy będzie się niepotrzebnie przeciągało, dokumenty będą się mieszać – nie mówiąc już o tym, że mogą ulec zniszczeniu, a o wypadki w takim bałaganie nie trudno.
Jak więc odpowiednio zorganizować stanowisko pracy? Po pierwsze pozbyć się wszystkich niepotrzebnych i nieużywanych przedmiotów, natomiast te wykorzystywane rzadziej przenieść np. do szafki obok. Następnie posegregować wszystkie dokumenty i odłożyć w odpowiednie miejsce, a na biurku zostawić tylko obiekty niezbędne do pracy. Na koniec warto dla każdej rzecz przypisać konkretne miejsce, co ułatwi organizacje i bezproblemowe znalezienie przedmiotu w przyszłości.
Jakie znaczenie w firmie ma komunikacja?
Nawet jeśli pojedyncze jednostki pracują dobrze i efektywnie, trudno uzyskać zadowalający efekt, jeśli brak odpowiedniej komunikacji pomiędzy poszczególnymi osobami. Łatwo wówczas o nieporozumienie, kłótnie, złą atmosferę a w rezultacie niedopasowane części składowe, które przełożą się na zły produkt finalny. Warto więc popracować nad usprawnieniem komunikacji w firmie.
Na sam początek istotne jest, aby misja, wizja i cele przedsiębiorstwa były jasno sprecyzowane, a każdy pracownik miał świadomość, jak one wyglądają. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie tablicy, na której umieszczone będą wszystkie najważniejsze komunikaty (jak te wyżej), wieszając ją w widocznym i ogólnie dostępnym miejscu dla wszystkich pracowników. Urządzić można też spotkania pracownicze np. raz w miesiącu, na których każdy może powiedzieć o swoich pomysłach, wątpliwościach, zażaleniach itp.
Warto w swojej codziennej pracy wykorzystywać pomocne narzędzia np. internetowy dysk Google, który pozwoli na bezpłatne przechowywanie dokumentów, ale też udostępnianie ich innym użytkownikom, czy chociażby wprowadzanie komentarzy. Nie należy też zapominać, że przy pracy w grupach ważny jest szybki i sprawny przepływ komunikacji, dlatego też najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie wszystkich pracowników z grupy w jednym pomieszczeniu, co pozwoli na błyskawiczną i bezpośrednią komunikację.
Jak właściwie nagradzać pracowników?
Marchewką nie kijem. Już od dawna wiadomo, że bardziej skuteczna jest nagroda niż kara. Potwierdziło to wiele rzetelnych badań na przestrzeni lat. Warto więc zminimalizować kary i postawić na nagradzanie swoich pracowników. Nagrody wcale nie muszą być wielkie, mała premia, a nawet słowna pochwała czy podziękowanie za zaangażowanie, potrafi istotnie zmotywować pracownika do bardziej wydajnej pracy.
Oprócz wyżej wymienionych punktów, warto też monitorować postęp prac i na bieżąco usuwać ewentualnie zaistniałe błędy. Po zakończeniu projektu/zadania należy prześledzić jego przebieg i wyciągnąć wnioski na przyszłość.