Document Management System – przyszłość każdej firmy

archiwum online w firmie

Document Management System, czyli system zarządzania dokumentami to nowoczesne narzędzie informatyczne, które pozwala w efektywny sposób przetwarzać wszelką dokumentacją w przedsiębiorstwie. Dotyczy to nie tylko dokumentów wewnętrznych firmy, ale także tych, które napływają z zewnątrz, czyli listów, faktur i innych. Jakie są zalety korzystania z DMS?

Jakie są zadania systemu zarządzania dokumentami?

Profesjonalne systemy zarządzania sprawiają, że obieg informacji w przedsiębiorstwie jest efektywny i znacząco przyspiesza pracę. Do zadań DMS zalicza się przede wszystkim rejestrowanie i skanowanie, a także porządkowanie dokumentacji, klasyfikacja, udostępnianie, archiwizacja, workflow czy kontrola wersji oraz monitorowanie folderów i plików. Jak więc widać narzędzie to jest niezwykle przydatne, zwłaszcza jeśli jest zintegrowane ze wspomnianym już systemem workflow. Dzięki temu każdy pracownik pracuje nad dokumentacją zgodnie ze swoimi kompetencjami, a następnie przekazuję ją kolejnym osobom.

Jakie są zalety elektronicznych systemów zarządzania dokumentami?

Wprowadzenie elektronicznego archiwum dokumentów przynosi firmie wiele korzyści. Przede wszystkim system na bieżąco rejestruje wszystkie dokumenty, które do przedsiębiorstwa docierają oraz te, które z niego wychodzą. Ponadto odnotowuje on wszelkie zmiany, które wprowadzane są na różnych etapach powstawania dokumentacji wewnętrznej. System daje dostęp do dokumentacji osobom, które posiadają odpowiednie uprawnienia i kompetencje. Umożliwia on również przesyłanie dokumentacji wewnątrz firmy, jak i poza nią.

Profesjonalne, rozbudowane systemy zarządzania dokumentami mają mnóstwo dodatkowych funkcji, dzięki którym pracownicy mogą w łatwy sposób tworzyć różnego rodzaju ankiety, raporty, formularze, wnioski urlopowe, zawiadomienia i inne dokumenty wewnętrzne firmy. Pozwala to skutecznie ograniczyć ilość dokumentacji papierowej, a nawet zupełnie z niej zrezygnować i zaoszczędzić na zakupie materiałów biurowych. Warto też dodać, że systemy DMS ułatwiają kadrze zarządzającej kontrolę nad przepływem dokumentów i skracają czas, który trzeba na to poświęcić.

Kolejną istotną zaletą systemów zarządzania dokumentacją jest to, że można je w łatwy sposób zintegrować z kalendarzami oraz innymi aplikacjami przeznaczonymi do planowania zadań w określonym czasie. Powiązanie systemu obiegu dokumentów z kalendarzem sprawia, że zaplanowane zadania są wykonywane w wyznaczonych terminach. Co więcej, niektóre narzędzie DMS mają też funkcje przypominające o konieczności wykonania aktualizacji w określonych dokumentach.

Warto też wspomnieć, że system DMS tworzy wspólną bazę dla kluczowych dokumentów, co ułatwia do nich dostęp i zapewnia bieżące realizowanie zadań. Znacząco skraca to czas dostępu do dokumentacji i likwiduje potrzebę ich powielania. Dużym atutem systemów zarządzania dokumentacją jest również to, że każdy dokument musi być odpowiednio opisany i przypisany do konkretnej kategorii, co daje wiele możliwości wyszukiwania. Niektóre systemy DMS dają mają funkcje obsługi poczty elektronicznej, co dodatkowo ułatwia pracę.